Manuale del responsabile — Backoffice Desko

1. Accesso

Il backoffice si usa dal browser, all'indirizzo che ti ha comunicato l'assistenza. Ogni utente entra con il proprio utente: quello che vede e può fare dipende dal suo ruolo e dalle funzioni che le sono state assegnate.

Primo accesso da un browser

La prima volta che entri da un browser la schermata di accesso ha tre campi: Nome utente, Password e Mobile. Nel campo Mobile scrivi il numero di cellulare registrato sul tuo utente: serve a riconoscere l'organizzazione a cui appartieni. Poi premi Accedi o il tasto Invio.

Se uno dei tre dati non è corretto compare in rosso «Nome utente o password errati». Il messaggio è lo stesso anche quando è sbagliato solo il numero di cellulare.

Accessi successivi

Dopo il primo accesso il browser ricorda l'organizzazione: le volte successive bastano Nome utente e Password.

Autenticazione a due fattori

Se la tua organizzazione ha attivato l'autenticazione a due fattori, oltre alla password serve un codice di 6 cifre generato da un'app di autenticazione installata sul telefono (una qualsiasi app di questo tipo). Il codice cambia ogni 30 secondi.

La prima volta, dopo nome utente e password si apre la pagina «Autenticazione a due fattori»: apri l'app sul telefono, inquadra il codice QR, scrivi nel campo a destra il codice di 6 cifre che l'app mostra e premi Verifica codice. Se il codice è giusto compare «Codice corretto» e dopo un attimo si apre la Dashboard. Da quel momento l'app genera i codici per il tuo utente.

Negli accessi successivi, dopo nome utente e password, i due campi si bloccano e compare il campo Codice authenticator: scrivi il codice che l'app mostra in quel momento e premi Conferma. Se il codice è sbagliato o scaduto compare «Codice errato»: aspetta il codice nuovo e riprova.

2. La schermata e la Dashboard

Dopo l'accesso si apre la Dashboard. Tutte le pagine hanno la stessa cornice:

• a sinistra la barra scura con il menu;
• in alto il percorso della pagina: il primo elemento è il codice della tua organizzazione, poi l'elenco e la scheda in cui ti trovi. I nomi in blu sono cliccabili e riportano indietro;
• in alto a destra il menu utente (più sotto);
• in basso a destra la versione del backoffice.

Barra laterale

La barra mostra solo le icone; passandoci sopra con il mouse si allarga e compaiono i nomi. Toccando una voce con la freccia si apre il suo sottomenu.

Un utente con poche funzioni vede solo le voci che gli servono. Per esempio, chi ha solo la funzione «Documenti emessi» vede la Dashboard e Contabilità → Documenti fiscali.

Menu utente

In alto a destra c'è il cerchio con l'immagine dell'utente: toccandolo si apre il menu utente. In alto trovi il nome dell'utente collegato e l'organizzazione, poi queste voci:

Profilo

Dalla voce Profilo del menu utente si apre la pagina con i dati dell'utente collegato. Mostra Username e Ruolo, che non si possono cambiare, e permette di correggere Nome, Cognome e Mobile. Il numero di cellulare non può essere uguale a quello di un altro utente: in quel caso compare «Mobile non disponibile». Ricorda che il Mobile è quello che serve per il primo accesso da un browser (§ 1).

Per chi ha il ruolo Utente il profilo mostra anche i Gruppi di cui fa parte, in sola lettura, e una seconda scheda, Funzioni associate, con le funzioni che gli sono state assegnate (§ 18).

Le funzioni sono divise per ambito (Globale, Azienda, Locale) e, aprendo «Aziende» e «Locali», si vede dove valgono: i locali in blu sono assegnati direttamente all'utente, quelli in grigio arrivano da un gruppo. La scheda serve solo a consultare: le funzioni le cambia il Manager.

Cambiare la password

Dalla voce Cambia password del menu utente scrivi la Vecchia password, la Nuova password e ripetila in Conferma nuova password, poi premi Conferma. La password può contenere solo lettere senza accenti, numeri e i caratteri @ $ ! % * ? & . _; niente spazi. A modifica riuscita compare «Password correttamente modificata»: premendo Chiudi torni alla schermata di accesso e rientri con la nuova password. Annulla svuota i campi, Indietro torna alla Dashboard.

Dashboard

In alto scegli l'Azienda (o «Tutte») e il Periodo: Ultimi 7 giorni, Ultimi 30 giorni (proposto), Ultimi 3, 6 o 12 mesi. Le scelte restano memorizzate nel browser. A destra c'è l'ora dell'ultimo aggiornamento e il pulsante con la freccia circolare per aggiornare subito; la pagina si aggiorna comunque da sola ogni 10 minuti mentre è aperta.

Sotto i filtri ci sono quattro riquadri: in alto, affiancati, Incasso della giornata e Documenti non usciti; sotto, a tutta larghezza, Operazioni su tavoli e ordini e Personalizzazioni dei piatti. Toccando il titolo di un riquadro si apre il suo dettaglio.

Incasso della giornata

Il totale di scontrini e fatture della giornata di lavoro in corso di ogni locale, e in alto la somma. Non dipende dal Periodo. La giornata è quella fiscale, aperta e chiusa dalla cassa, non il giorno di calendario: accanto al nome del locale c'è l'orario del servizio («dalle 18:12, aperta» oppure «ieri 18:12 – 02:14») e, se ci sono state, il numero di riaperture. Se la giornata è aperta da più di 24 ore compare in giallo «aperta da più di 24 ore» o «aperta da N giorni»: quasi sempre è una chiusura dimenticata in cassa, e l'importo comprende tutti i giorni da quando è aperta. Toccando il titolo si apre l'elenco dei documenti fiscali (§ 16).

Documenti non usciti

Per ogni locale gli scontrini e le fatture che la stampante fiscale non ha emesso: «non stampati» in rosso, «da chiarire» in giallo, «interrotti» in grigio. Se è tutto a posto il titolo dice «tutto stampato»; «nessun dato» vuol dire che il locale non ha mandato dati nel periodo. Il dettaglio elenca tutti i casi ancora aperti, anche quelli più vecchi del periodo: per ognuno data, locale e cassa, stato, documento e importo, conto e tavolo, l'errore della stampante e la colonna Cosa fare, che dice cosa chiedere al locale (per esempio di ristampare il documento). L'icona a destra apre il documento fiscale.

Operazioni su tavoli e ordini

Quante volte, nel periodo, in cassa sono stati eliminati o svuotati tavoli, eliminati prodotti già inviati, applicati sconti, cambiati prezzi e scontate quote di un conto diviso. Accanto a ogni numero c'è il confronto con il periodo precedente della stessa durata: ▲ rosso se il numero è aumentato, ▼ verde se è diminuito. Passando il mouse sul titolo di una colonna compare la spiegazione.

Toccando un numero si apre il dettaglio: data e ora, prodotto o conto, importo, locale, operatore e motivazione. L'icona a destra di ogni riga apre il documento fiscale in una nuova scheda; il pulsante in alto a destra esporta l'elenco in Excel.

Personalizzazioni dei piatti

Quanto i clienti chiedono di cambiare i piatti: serve a capire se il menu e le ricette vanno ritoccati. Per ogni locale, nel periodo:

Anche qui c'è il confronto con il periodo precedente, ma in grigio: non è un allarme, solo un'indicazione. Toccando il titolo, o un numero, si apre il dettaglio con tre schede: Piatti più personalizzati, Ingredienti più aggiunti (con prezzo medio e quante volte l'aggiunta è stata data gratis) e Ingredienti più tolti. Per ogni ingrediente si vede su quale piatto e in che percentuale dei piatti venduti.

3. Importare ed esportare con Excel

Molte pagine permettono di caricare tanti elementi insieme da un file Excel invece di inserirli uno alla volta: per esempio prodotti, ricette, categorie, clienti fidelity, utenti, tavoli, stampanti, i prodotti di un menu e i prezzi di un listino. Si usa il pulsante Importa; se ha la freccia, propone più tipi di importazione (per esempio i prodotti o le loro ricette). La finestra cambia da pagina a pagina solo nelle colonne richieste: il modo di lavorare è sempre lo stesso.

L'esempio qui sotto aggiorna i prezzi degli Spritz nel listino di prova PROVA_MANUALE.

Esportare un elenco

In alto a destra di ogni elenco c'è un pulsante grigio con il foglio: esporta in Excel le righe trovate, con i filtri e l'ordinamento attuali. Serve per controllare o passare a qualcuno un elenco; per modificarlo e ricaricarlo usa invece il modello dell'importazione, che ha le colonne giuste (più sotto).

1. Aprire la finestra

Premi Importa. La finestra elenca le colonne che il file deve avere, nell'ordine indicato, quali sono obbligatorie e cosa scriverci. Il riquadro azzurro dice cosa succede alle righe già presenti; qui un prodotto che è già nel listino viene aggiornato, uno che non c'è viene aggiunto.

2. Scaricare il modello

Il modo più sicuro per preparare il file è partire da un modello, con uno dei due pulsanti gialli:

• Scarica template di esempio: un file con le intestazioni giuste e qualche riga di esempio, da usare per inserire elementi nuovi;
• Scarica template con dati della ricerca corrente: gli elementi che hai trovato con i filtri della pagina, pronti da correggere e reimportare.

Nell'esempio l'elenco del listino era filtrato con Nome «spritz», quindi il modello contiene i cinque Spritz con il loro prezzo.

3. Correggere il file

Modifica il file in Excel senza cambiare le intestazioni né l'ordine delle colonne, e salvalo in formato .xlsx.

4. Caricare il file

In File Excel premi «Scegli file», scegli il file (solo .xlsx) e premi Importa. Se è andato tutto bene la finestra si chiude, in alto a destra compare per qualche secondo il numero di righe importate e l'elenco si aggiorna.

5. Se qualche riga non va

Le righe giuste vengono importate comunque; quelle sbagliate vengono saltate. In quel caso compare «Import completato con errori» con il numero di righe importate e di errori, e il link Scarica il file di errori: è un file di testo che dice, per ogni riga scartata, il numero della riga nel file Excel (contando anche quella delle intestazioni) e cosa non va. Correggi quelle righe e importa di nuovo il file.

Nell'esempio il file ha due righe sbagliate: un prezzo scritto in lettere e un prodotto che non esiste.

4. Aziende

Qui si consultano e si correggono i dati delle aziende della tua organizzazione. Le aziende e i locali nuovi li crea l'assistenza.

L'unico filtro è il Nome dell'azienda.

Dati dell'azienda

La scheda Generale contiene i dati anagrafici e fiscali; le aziende nuove le crea l'assistenza, qui si modificano. Si salva con Conferma.

Più in basso ci sono due configurazioni che valgono in cassa per tutti i locali dell'azienda.

Arrotondamento fiscale decide come arrotondare ai 5 centesimi l'importo pagato in contanti:

Configurazione categorie decide come la cassa mostra i pulsanti delle categorie: Visibilità categorie (Visibili, Non visibili, Visibili ma nascoste: il pannello parte chiuso e si apre con un pulsante), Posizione categorie (Sinistra, Alto, Destra, Basso) e Modalità (Scorrimento o Multicolonna, solo con le categorie a sinistra o a destra). Se spunti Gestito dai locali queste tre scelte si fanno nella scheda di ogni locale (§ 5).

Causali di versamento e prelievo

Nella scheda Causali per prelievi e versamenti si preparano le causali che l'operatrice sceglie in cassa quando registra un versamento o un prelievo. Per ognuna l'elenco mostra il Tipo e se la Nota obbligatoria è attiva (spunta verde).

Per aggiungerne una premi Nuovo, compila la finestra e premi Conferma. La matita sulla riga apre la stessa finestra per modificare una causale.

Non possono esistere due causali con lo stesso nome e lo stesso tipo: in quel caso compare un errore.

5. Locali

Qui si configura tutto ciò che riguarda un singolo locale: sale e tavoli, stampanti, casse, pagamenti, menu e preferiti. I locali nuovi li crea l'assistenza. L'elenco mostra Codice, Azienda e Nome; si apre il locale con la matita.

I filtri sono Azienda (scelta dall'elenco delle aziende) e Nome del locale.

La scheda del locale è divisa in più schede: Generale, Sale, Tavoli, Stampanti, Casse, Modalità di pagamento, Menu, Modificatori e Gestione preferiti, descritte una per una qui sotto.

Generale

La scheda Generale contiene i dati del locale e alcune configurazioni che cambiano il comportamento della cassa; i locali nuovi li crea l'assistenza, qui si modificano. Si salva con Conferma.

Sale

L'elenco delle sale mostra il nome, l'ordine di visualizzazione (ODV) e se la sala è Visibile. In cassa compaiono solo le sale visibili, nell'ordine indicato. Riordina apre l'elenco delle sale da trascinare nella posizione voluta: ogni spostamento si salva subito.

Per creare una sala premi Nuovo, compila la finestra e premi Conferma: la sala nuova va in fondo all'elenco. La matita sulla riga apre la stessa finestra per modificare una sala.

Tavoli

Quando apri la scheda Tavoli non c'è nessuna sala scelta: l'area dei tavoli è vuota e i campi a destra sono bloccati.

Scegli la Sala nel riquadro Dettagli tavolo: a sinistra compaiono i suoi tavoli con il numero di coperti. Toccando un tavolo i suoi dati compaiono a destra e si possono modificare.

Togliendo la spunta Visualizzazione griglia i tavoli compaiono come sulla piantina della sala: si trascinano nella posizione voluta e la posizione si salva da sola.

Per un tavolo nuovo, senza nessun tavolo selezionato, scegli la sala, compila i campi e premi Conferma. Con un tavolo selezionato compaiono anche Elimina e Annulla, che toglie la selezione.

Per togliere un tavolo dalla cassa senza eliminarlo (per esempio un tavolo all'aperto d'inverno), selezionalo, togli la spunta Visibile e premi Conferma: nell'elenco il tavolo resta, rigato.

Più tavoli insieme

Toccando altri tavoli si aggiungono alla selezione (hanno il bordo nero); toccando di nuovo un tavolo selezionato lo si toglie. Con più di un tavolo selezionato i campi a destra si bloccano e resta solo Elimina, che dopo la conferma elimina tutti i tavoli selezionati. Per modificarli invece vanno selezionati uno alla volta.

Stampanti

L'elenco mostra tutte le stampanti del locale con nome, Indirizzo IP e tipo.

Per aggiungere una stampante premi Nuovo, compila la finestra e premi Conferma. La matita sulla riga apre la stessa finestra per modificare una stampante.

Casse

Ogni cassa del locale ha una riga. All'accesso, nella cassa l'operatrice sceglie quale cassa è quella postazione.

Per aggiungere una cassa premi Nuovo, compila la finestra e premi Conferma. La matita sulla riga apre la stessa finestra per modificare una cassa.

Modalità di pagamento

Qui si scelgono le modalità di pagamento che la cassa propone, nell'ordine indicato da ODV (Riordina per cambiarlo). Le colonne con le spunte dicono di che tipo è ogni modalità: Contanti, Assegno, Ammette resto, Buoni pasto, Elettronico. Tutto questo determina come i pagamenti vengono sommati nella quadratura (§ 17).

Per aggiungere una modalità premi Nuovo, compila la finestra e premi Conferma: la modalità nuova va in fondo all'ordine. La matita sulla riga apre la stessa finestra per modificare una modalità.

Menu del locale

La scheda Menu elenca i menu associati al locale (l'associazione si fa da Configura menu, § 13). La colonna Attivo segna la versione in vigore. Se il nome del menu è in rosso, un'icona dice cosa manca: la stampante (alcuni prodotti non hanno una stampante in questo locale) o l'elenco (alcuni prodotti non hanno un prezzo). Nel campo Nome per il locale puoi dare al menu un nome diverso solo per questo locale: si salva quando esci dal campo.

Le quattro icone a destra di ogni menu:

In Associazione stampante l'elenco mostra ogni prodotto del menu con la sua stampante. Con Cerca puoi filtrare per nome, categoria o stampante (anche «Nessuna stampante associata»). Seleziona i prodotti, scegli la stampante in fondo (o «Rimuovi stampante») e premi Associa. L'esempio completo è nel § 12.

Modificatori del locale

I modificatori sono gli elenchi di aggiunte che si possono chiedere su un prodotto (§ 15). In questa scheda puoi cambiare quantità e prezzo di un'aggiunta solo per questo locale. La colonna Personalizzato dice quali modificatori hanno valori propri del locale.

Con la matita si apre la personalizzazione: per ogni ingrediente ci sono quantità e prezzo generali e i campi Quantità locale e Prezzo locale (€), che si salvano quando esci dal campo. La freccia circolare (Resetta) riporta l'ingrediente ai valori generali, dopo conferma.

Preferiti

In cassa la categoria «Preferiti» raccoglie i prodotti più usati. In Utilizza preferiti scegli quali:

• Usa preferiti globali: i prodotti che hanno la spunta Preferito nella loro scheda (colonna Globale, § 9);
• Usa preferiti locale: i prodotti spuntati qui, nella colonna Locale;
• Non usare preferiti.

Premi Conferma per salvare sia la scelta sia le spunte.

6. Categorie dei prodotti

Le categorie raggruppano i prodotti in un albero (Cucina → Hamburger → Burger). Il colore e l'ordine delle categorie sono quelli dei pulsanti in cassa, quando il menu usa le categorie (§ 13).

I due pulsanti grigi accanto alla ricerca aprono e chiudono tutto l'albero; la freccia accanto a una categoria apre o chiude solo quel ramo. A destra di ogni categoria ci sono quattro icone: + aggiunge una sottocategoria, la matita modifica, l'elenco riordina i prodotti della categoria (c'è solo se ne ha), il cestino elimina.

Nel campo di ricerca, dopo 3 lettere, le categorie trovate vengono evidenziate e i loro rami aperti.

Nuovo crea una categoria principale, il + una sottocategoria: compila la finestra e premi Conferma. La matita apre la stessa finestra per modificare una categoria.

Per spostare una categoria sotto un'altra, o cambiarne l'ordine, trascinala nell'albero: rilasciata sopra una categoria ne diventa una sottocategoria, rilasciata tra due categorie cambia posizione.

Due categorie allo stesso livello, cioè con la stessa categoria superiore, non possono avere lo stesso nome; con categorie superiori diverse invece sì (per esempio due sottocategorie «Classici», una sotto Burger e una sotto Panini). Se il nome è già usato, quando confermi la finestra o quando trascini la categoria in un altro punto dell'albero compare «Il nome è già presente sul livello della categoria».

7. Ingredienti

Gli ingredienti sono i componenti delle ricette e le aggiunte che l'operatrice può chiedere in cassa («Con»). Nell'elenco le colonne QTA DEF e PRZ DEF (quantità e prezzo di default) si possono modificare direttamente: il valore si salva quando esci dal campo.

I filtri sono Nome, Unità di misura e Modificatore; gli ultimi due si scelgono dall'elenco. Con Modificatore si trovano gli ingredienti che sono aggiunte di quel modificatore: utile per controllare che cosa propone la cassa su un certo tipo di prodotto.

Per crearne uno premi Nuovo: un ingrediente nuovo ha solo la scheda Generale. Compila i campi e premi Conferma: compare anche la scheda Modificatori.

La scheda Modificatori dice in quali modificatori l'ingrediente è un'aggiunta; si cambia con i due elenchi affiancati.

8. Semilavorati

Un semilavorato è una preparazione fatta con altri ingredienti (una salsa, un impasto) che a sua volta entra nelle ricette dei prodotti. Nelle ricette e nelle ricerche il semilavorato è indicato dall'icona con i tre fogli sovrapposti.

I filtri sono Nome, Unità di misura e Modificatore; gli ultimi due si scelgono dall'elenco. Con Modificatore si trovano i semilavorati che sono aggiunte di quel modificatore.

Per crearne uno premi Nuovo: un semilavorato nuovo ha solo la scheda Generale. Compila i campi e premi Conferma: compaiono le schede Ricetta e Modificatori. L'esempio è una salsa piccante fatta partendo da un altro semilavorato, la Salsa Gabbiano.

Nella scheda Ricetta premi Nuovo, compila la finestra e premi Conferma. Le quantità si riferiscono a 1 unità del semilavorato (qui 1 KG di salsa).

La scheda Modificatori dice in quali modificatori il semilavorato è un'aggiunta, cioè su quali prodotti si può chiedere in più in cassa con «Con» (§ 15). Si cambia con i due elenchi affiancati: spostando un modificatore in Selezionati il semilavorato ne diventa un'aggiunta, con la sua quantità e il suo prezzo di default, che poi si possono cambiare nel modificatore; ogni spostamento si salva subito.

9. Prodotti finiti

I prodotti finiti sono quelli che si vendono. Nell'elenco le colonne con le icone dicono se il prodotto è a peso (PP), chiede il livello di cottura (LC), è senza glutine (SG) o è un Preferito. ODV è la posizione nella sua categoria; toccando la categoria si apre il riordino.

I filtri sono Nome, Unità di misura, Modificatore e Categoria, più quattro tendine Sì/No: Prodotto a peso, Livello cottura, Gluten free e Preferito. La Categoria si sceglie toccando il campo: si apre l'albero delle categorie, in cui puoi spuntarne più di una. Le tendine servono a controllare le impostazioni, per esempio quali prodotti chiedono la cottura o quali sono tra i preferiti.

Riordinare i prodotti di una categoria

Clicca sulla categoria, in blu nella colonna Categoria: si apre l'elenco dei prodotti di quella categoria nell'ordine in cui li mostra la cassa. Trascina un prodotto nella posizione che vuoi: ogni spostamento si salva subito. Con Chiudi torni all'elenco, dove la colonna ODV riporta le nuove posizioni. Lo stesso riordino si apre anche dall'albero delle categorie (§ 6).

Duplica

Duplica (l'icona con i due fogli) chiede solo il nuovo nome e copia tutto il resto: dati, ricetta, immagini e modificatori. Utile per le varianti dello stesso prodotto.

Più prodotti insieme

Selezionando più prodotti con le caselle a sinistra, sotto la tabella compaiono i pulsanti per lavorare su tutti insieme. Ognuno apre una finestra in cui scegli la destinazione e premi Conferma:

• Aggiungi a categoria: sposta i prodotti nella categoria scelta dall'albero;
• Aggiungi a menu: aggiunge i prodotti ai menu spuntati (l'esempio completo è nel § 12);
• Aggiungi a modificatore: associa i prodotti ai modificatori spuntati, oppure a un modificatore nuovo che crei scrivendone il nome in fondo alla finestra;
• Elimina: elimina i prodotti, dopo conferma.

I primi tre pulsanti compaiono solo a chi ha anche la funzione per la destinazione (Categorie prodotti, Configura menu, Modificatori). Dopo ogni operazione la selezione si svuota.

Negli esempi sono selezionati Burger Gabbiano e la sua copia «Burger Gabbiano bis».

Aggiungi a modificatore

Spunta uno o più modificatori, oppure scrivi il nome di un modificatore nuovo in Aggiungi a nuovo modificatore, e premi Conferma. I modificatori che i prodotti avevano già restano.

Aggiungi a categoria

Scegli la categoria dall'albero (apri i rami con la freccia, oppure cercala per nome) e premi Conferma: i prodotti passano nella nuova categoria, in fondo.

Aggiungi a menu

Spunta i menu (ogni menu è elencato con le sue versioni; la spunta verde indica quella in vigore) e premi Conferma. I prodotti già presenti in un menu vengono saltati, e un messaggio dice quanti ne sono stati aggiunti. I prodotti entrano nel menu senza sezione: se il menu usa le sezioni, dagliene una (§ 13).

Elimina

Dopo la conferma elimina i prodotti selezionati. Un prodotto che è in un menu in uso in un locale non si elimina: il messaggio finale dice quanti prodotti sono stati eliminati e, con Scarica elenco, quali sono rimasti perché associati a un menu. Vanno prima tolti dal menu.

Creare un prodotto

Premi Nuovo: un prodotto nuovo ha solo la scheda Generale. Compila i campi e premi Conferma: compaiono le schede Ricetta, Immagini e Modificatori. La Categoria si sceglie toccando il campo: si apre l'albero, con la ricerca; tocca la categoria e premi Conferma.

Ricetta

La ricetta dice di quali ingredienti e semilavorati è fatto il prodotto, e in che quantità. Premi Nuovo, compila la finestra e premi Conferma. Le righe non si modificano: per correggerne una eliminala con il cestino e inseriscila di nuovo.

Immagini

Finché il prodotto non ha foto la scheda mostra solo il riquadro per caricarle e la scritta «Nessuna immagine caricata».

Tocca il riquadro e scegli le foto, oppure trascinale sopra il riquadro (JPG, PNG o WEBP, al massimo 500 kB l'una). Con una sola foto si apre la finestra «Aggiungi immagine», dove puoi scrivere una descrizione (facoltativa) prima di premere Conferma.

Con più foto insieme la finestra chiede se vuoi aggiungere una descrizione: «Sì, aggiungi descrizioni» le propone una alla volta, «No, carica senza descrizioni» le carica subito.

La prima foto caricata è la primaria, quella mostrata per prima; le altre si riordinano trascinandole. Sotto ogni foto ci sono i comandi: la stella la rende primaria, la matita cambia la descrizione, la freccia la scarica, il cestino la elimina. Elimina tutte toglie tutte le foto del prodotto, dopo conferma.

Modificatori

Un modificatore è un elenco di aggiunte, ognuna con la sua quantità e il suo prezzo (§ 15). Qui si sceglie quali modificatori valgono per il prodotto. Spostando un modificatore in Selezionati l'associazione si salva subito.

Un prodotto senza modificatori si vende lo stesso: in cassa le aggiunte si trovano solo con la ricerca nella finestra «Con», con quantità e prezzo di default dell'ingrediente (§ 7).

10. Fidelity

I clienti fidelity sono i clienti abituali con una tessera. In cassa l'operatrice li cerca per codice, telefono o email e li associa al conto: così valgono le promozioni riservate ai loro gruppi (§ 11).

Clienti

I filtri sono Nome, Codice fidelity, Stato (Attivo o Disattivo), Mobile ed Email, con queste particolarità:

• Nome cerca sia nel nome sia nel cognome;
• Codice fidelity trova i codici che contengono il testo scritto, quindi basta una parte del codice;
• Mobile ed Email trovano solo il valore esatto: per il mobile scegli il prefisso e scrivi il numero completo, per l'email scrivila tutta. Una parte del numero o dell'indirizzo non trova nulla.

Nella scheda di un cliente nuovo premi Genera per creare il Codice fidelity (18 caratteri), oppure scrivi quello della tessera. Dopo il salvataggio il codice non si cambia più.

Gruppi e categorie

Gruppi e categorie servono a dividere i clienti (per esempio il gruppo «Soci» o la categoria «Clienti abituali») e a riservare loro delle promozioni. Gruppi e categorie hanno ognuno il suo elenco; l'unico filtro è il Nome.

Per crearne uno premi Nuovo, compila la scheda e premi Conferma: compare «Gruppo fidelity correttamente inserito» (o «Categoria…»). Un gruppo o una categoria usati in una promozione attiva non si possono eliminare.

11. Promozioni

Le promozioni si applicano da sole in cassa quando le condizioni sono rispettate: l'operatrice non deve fare nulla, se non associare il cliente fidelity al conto quando la promozione è riservata ai clienti fidelity. Ci sono tre tipi:

Tutte le promozioni hanno la stessa scheda Generale; le altre schede, e i campi che contengono, dipendono dal tipo, che si sceglie alla creazione e poi non si può più cambiare:

I filtri sono Nome, Tipo (anche più di uno), Stato, Inizio validità, Gruppi fidelity e Categorie fidelity, con due particolarità:

• Inizio validità trova le promozioni che iniziano da quella data in poi, non quelle valide in quel giorno: una promozione partita prima resta esclusa anche se è ancora in corso;
• Gruppi fidelity e Categorie fidelity trovano le promozioni che citano almeno uno dei gruppi o delle categorie scelti.

Duplica (l'icona con i due fogli nella riga) serve per rifare una promozione simile, per esempio la stessa promozione per un altro periodo. Nella finestra scegli lo Stato e scrivi Nome, Inizio validità e, se serve, Fine validità della copia. Vengono copiate tutte le impostazioni e le aziende e i locali in cui vale; le date delle singole aziende no: la copia segue le date scritte qui. Con Conferma si apre la scheda della nuova promozione, da rivedere. Una promozione si elimina dalla sua scheda.

Dati generali

Premi Nuova e compila la scheda Generale. Le altre schede dipendono dal Tipo: compaiono appena lo scegli, prima ancora di salvare (vedi la tabella dei tipi sopra). Premi Conferma: compare «Promozione creata» e la promozione si salva insieme alle sue regole.

Promozioni per i clienti fidelity

Con i campi Gruppi fidelity e Categorie fidelity una promozione vale solo per certi clienti fidelity (§ 10). Quando uno dei due è compilato serve sempre un cliente fidelity associato al conto: senza cliente la promozione non si applica. Per ognuno dei due campi si sceglie a sinistra come usare l'elenco e a destra si indicano i gruppi (o le categorie):

Le categorie fidelity funzionano allo stesso modo. Se compili sia i gruppi sia le categorie, il cliente deve rispettare entrambe le condizioni. Per esempio, con gruppo «Soci» e categoria «Clienti abituali» la promozione vale solo per i soci che sono anche clienti abituali.

Aziende e locali in cui vale

Il riquadro in fondo alla scheda Generale dice dove vale la promozione. Ogni riga è un'azienda:

1. premi Aggiungi azienda e scegli l'azienda nella nuova riga (ogni azienda può comparire una sola volta);
2. lascia spuntato Tutti i locali se la promozione vale in tutti i locali dell'azienda. Altrimenti togli la spunta e, nella colonna Locali, scegli «Vale in questi locali» e i locali in cui vale, oppure «Vale in tutti i locali tranne questi» e i locali da escludere;
3. se in quell'azienda la promozione deve partire dopo o finire prima, compila Inizio validità e Fine validità della riga. Vuote valgono le date della promozione; non possono allargarle;
4. premi Conferma: le righe si salvano insieme alla promozione.

La colonna Priorità è la posizione della promozione nella sequenza di quell'azienda (più sotto): un'azienda aggiunta ora mette la promozione in fondo. Il cestino a destra toglie l'azienda dalla promozione.

Sconto a totale

Lo sconto a totale ha due schede oltre a Generale: Regole della promozione, con lo sconto, e Condizioni sullo scontrino, facoltativa, con i prodotti che devono esserci o non esserci nel conto.

Regole della promozione

Qui si scelgono il Tipo di sconto (percentuale o valore), il Valore e la Spesa minima (€): sotto quella cifra lo sconto non scatta (0 = nessuna soglia). Lo sconto vale su tutto il conto e si applica una sola volta per documento.

Condizioni sullo scontrino

Le condizioni servono quando lo sconto deve scattare solo se nel conto ci sono, o non ci sono, certi prodotti. Per esempio: 10% sul conto se c'è almeno un dolce; 5 € di sconto solo se non ci sono alcolici. Senza condizioni lo sconto a totale scatta come sempre.

Premi Aggiungi condizione per ogni riga. In ogni riga compili:

Ogni riga deve avere almeno una categoria o un prodotto. Con più righe la promozione scatta solo se sono rispettate tutte. Così si combinano le richieste: «c'è un dolce» (Includi) e «non c'è il tiramisù» (Escludi), oppure «c'è un dolce» e «c'è un caffè» (due righe Includi). A destra di ogni riga ci sono due pulsanti: + aggiunge prodotti alla riga, il cestino toglie la riga. Le condizioni si salvano con Conferma, insieme al resto della promozione.

Aggiungere molti prodotti a una condizione

Quando una condizione riguarda tanti prodotti, invece di scriverli uno per uno nel campo Prodotti premi il pulsante + a destra della riga. Si apre la finestra Aggiungi prodotti alla condizione, con l'elenco dei prodotti finiti attivi, il loro nome e la categoria. Da qui scegli i prodotti dalla tabella.

Spunta i prodotti che vuoi; in basso si legge quanti ne hai selezionati. La casella nell'intestazione della tabella seleziona tutti i prodotti dell'elenco, anche quelli delle altre pagine. Poi premi Aggiungi selezionati: la finestra si chiude e i prodotti compaiono nel campo Prodotti della riga. I prodotti che c'erano già restano; quelli già presenti non vengono aggiunti due volte.

I filtri sono Nome, Categoria e Escludi i prodotti già nella condizione; si aprono con Cerca. L'ultimo è attivo ogni volta che apri la finestra: la tabella mostra solo i prodotti che la riga non ha ancora. Se lo togli, compaiono anche quelli già presenti, con la scritta «già aggiunto» al posto della casella.

Combo

Una combo è fatta di slot: ogni slot dice quante unità servono e da quali categorie o prodotti. La combo scatta quando tutti gli slot sono coperti e si ripete finché ci sono prodotti liberi (fino al Massimo applicazioni per conto: nessun limite, un numero fisso o pari ai coperti). Gli slot con Bersaglio sono quelli su cui va lo sconto in percentuale.

La tabella Sconto per combinazione elenca ogni combinazione di locale, menu e listino in cui la combo è possibile: per ognuna scegli «Nessuno sconto» (lì la combo non vale), «Prezzo imposto (€)» (le unità della combo costano in tutto quel valore) o «Percentuale (%)».

Ogni riga della tabella ha il suo sconto, quindi la stessa combo può valere in modo diverso a seconda del locale e del listino: per esempio 20% in sala, un prezzo fisso per l'asporto, nessuno sconto al banco. Le combinazioni compaiono da sole, in base ai locali scelti nella scheda Generale, ai loro menu e ai canali di vendita; con più locali, ogni locale ha le sue righe.

Taglio prezzo

Il taglio prezzo sconta singoli prodotti o intere categorie. Ha due schede:

• Regole per i prodotti: con Aggiungi articoli scegli i prodotti. Per ognuno compare una riga per ogni combinazione di locale, menu e listino in cui si vende; in ogni riga scegli lo sconto (Percentuale, Valore o Prezzo fisso) e il valore, e la colonna Prezzo finale mostra il risultato. «Nessuno sconto» vuol dire che in quella combinazione il prodotto non è scontato;
• Regole per le categorie: solo in percentuale; valgono anche per i prodotti che entreranno nella categoria in futuro.

Se un prodotto ha una regola sua, questa vince su quella della sua categoria. Nell'esempio tutta la categoria Ora dell'Aperitivo ha il 10%, ma in Sala l'Americano ha il 15% e lo Spritz Aperol costa 4,00 €.

Copia sconti

Per non riscrivere gli stessi sconti in ogni combinazione, Copia sconti li riporta da una combinazione alle altre, in due passi:

1. Sorgente: scegli la combinazione da cui copiare (tra parentesi quanti sconti ha) e spunta le voci da copiare, articoli e categorie. Poi Avanti;
2. Destinazioni: spunta le combinazioni in cui copiarli. Compaiono solo quelle in cui almeno una delle voci scelte si vende; Già scontate dice quante voci lì hanno già uno sconto. Poi scegli le opzioni e premi Copia sconti.

Sequenza per azienda

Quando più promozioni possono valere sullo stesso conto, la cassa le prova nell'ordine di questa pagina, dalla prima all'ultima. Scegli l'azienda e trascina le promozioni nell'ordine voluto: l'ordine si salva subito. Una promozione nuova va in fondo.

12. Dal prodotto alla cassa

Perché un prodotto si possa vendere in un locale servono quattro cose: il prodotto, la sua presenza nel menu del locale, un prezzo nel listino e una stampante di comanda nel locale. Ecco l'esempio completo con il «Burger Gabbiano» creato nel § 9.

1. Crea il prodotto con categoria, ricetta e modificatori (§ 9).
2. Aggiungilo al menu. Dall'elenco dei prodotti selezionalo, premi Aggiungi a menu, spunta il menu e premi Conferma.
3. Dagli una sezione, se il menu usa le sezioni (Personalizza categorie, § 13).
4. Dagli un prezzo nel listino.
5. Associa la stampante nel locale.
6. Fai rientrare la cassa: il prodotto compare al successivo accesso dell'operatrice.

Il menu del Gabbiano usa le sezioni: in Configura menu → Prodotti il nuovo prodotto ha la colonna Sezione vuota. Con la matita si apre la finestra del prodotto; toccando Sezione si sceglie «Burger».

Nel listino Sala (Menu → Listini, scheda Prodotti) il prodotto non è ancora associato. Scrivi il prezzo e tocca fuori dal campo: compare «Variazione prezzo inserita correttamente» e la spunta diventa verde. I listini che prendono i prezzi dalla Sala (per esempio lo Staff) lo ricevono da soli (§ 14).

Infine, nel locale (Locali → Menu → Associa stampante) cerca il prodotto, selezionalo, scegli «Cucina» e premi Associa.

13. Configura menu

Un menu raccoglie i prodotti che si vendono in uno o più locali, con i listini da usare per ogni canale di vendita. L'elenco mostra, per ogni codice, la versione in vigore. Se il nome del menu è in rosso, un'icona dice cosa manca: la stampante (alcuni prodotti non hanno una stampante in almeno un locale del menu, § 5) o l'elenco (alcuni prodotti non hanno un prezzo, § 14).

I filtri sono Codice, Nome, Inizio validità e Stato:

• Codice trova solo il codice esatto, non una parte;
• Inizio validità trova le versioni che partono da quella data in poi e anche quelle senza data;
• Stato decide quali versioni vedere: Solo attivi ora (proposto) mostra per ogni menu la versione in vigore oggi, e i menu senza data non compaiono; Attivi e futuri aggiunge le versioni che partiranno più avanti e quelle senza data; Tutti mostra anche le versioni passate. Con queste due ultime scelte l'elenco cambia aspetto: le versioni sono raggruppate per codice e la colonna Attivo segna quella in vigore.

Annulla riporta lo Stato a «Solo attivi ora».

Nell'esempio, oltre al menu Il Gabbiano c'è un menu di prova, PROVA_MANUALE, con quattro versioni: una del 01/09/2026 (passata), una del 01/10/2026 (in vigore oggi), una del 01/01/2027 (futura) e una senza data.

Versioni, Duplica e Crea da esistente

Uno stesso menu (stesso codice) può avere più versioni con date di Inizio validità diverse: la cassa usa la versione con la data più recente già raggiunta. Così si prepara in anticipo il menu nuovo, senza toccare quello in uso:

• Duplica (l'icona con i due fogli nella riga del menu), dopo la conferma, crea una nuova versione con lo stesso codice e lo stesso nome ma senza data, e ne apre la scheda. Si modifica con calma e, quando è pronta, le si dà la data di partenza;
• Crea da esistente (in alto) crea invece un menu nuovo, con un altro codice, partendo da una copia di un menu esistente. Scegli il Menu di riferimento da copiare, scrivi Codice (lettere maiuscole, numeri e trattino basso), Nome e, se vuoi, Inizio validità; codice e nome non possono essere già usati da un altro menu. Il nuovo menu riceve tutto quello del menu di riferimento: listini, sezioni, prodotti e anche i locali a cui è associato. Se gli dai una data già raggiunta arriva subito nelle casse di quei locali: se non deve andarci, lascia vuota la data e toglilo prima dai locali (più sotto).

Generale

Premi Nuovo menu: un menu nuovo ha solo la scheda Generale. Compila i campi e premi Conferma: compaiono le schede Locali, Sezioni e Prodotti.

Locali

Con i due elenchi affiancati si scelgono prima le aziende e poi i locali in cui vale il menu. Ogni spostamento si salva subito. Se il nome di un locale è in rosso, un'icona dice cosa manca in quel locale: la stampante (alcuni prodotti non hanno una stampante, § 5) o l'elenco (alcuni prodotti non hanno un prezzo, § 14).

Sezioni

Le sezioni raggruppano i prodotti del menu in un albero (Pranzo → Insalatone), con nomi e struttura diversi da quelli delle categorie se serve. Il colore e l'ordine delle sezioni sono quelli dei pulsanti in cassa, quando nella scheda Generale è spuntato Personalizza categorie.

Finché il menu non ha sezioni, accanto a Nuovo compare Importa struttura dalle categorie, che copia l'albero delle categorie come punto di partenza; in alternativa le sezioni si creano una alla volta.

I due pulsanti grigi accanto alla ricerca aprono e chiudono tutto l'albero; la freccia accanto a una sezione apre o chiude solo quel ramo. A destra di ogni sezione ci sono quattro icone: + aggiunge una sottosezione, la matita modifica, l'elenco riordina i prodotti della sezione (c'è solo se ne ha), il cestino elimina.

Nel campo di ricerca, dopo 3 lettere, le sezioni trovate vengono evidenziate e i loro rami aperti.

Nuovo crea una sezione principale, il + una sottosezione: compila la finestra e premi Conferma. La matita apre la stessa finestra per modificare una sezione.

Per spostare una sezione sotto un'altra, o cambiarne l'ordine, trascinala nell'albero: rilasciata sopra una sezione ne diventa una sottosezione, rilasciata tra due sezioni cambia posizione.

Due sezioni allo stesso livello, cioè con la stessa sezione superiore, non possono avere lo stesso nome; con sezioni superiori diverse invece sì. Se il nome è già usato compare «Il nome è già presente sul livello della sezione».

Prodotti

L'elenco mostra i prodotti del menu con il Nome sul menu (se diverso da quello del prodotto), la categoria, la Sezione e la posizione nella sezione (ODV, ordine di visualizzazione: il numero 1 è il primo prodotto che la cassa mostra in quella sezione).

Cerca apre i filtri:

• Nome: scrivi una parte del nome e premi Invio; puoi aggiungere più parole, e vengono trovati i prodotti che ne contengono almeno una;
• Categoria e Sezione: clicca sul campo e scegli dall'albero una o più voci, poi Conferma. Vengono trovati solo i prodotti che sono esattamente in quelle voci: scegliendo una voce che ha sotto‑voci (per esempio la sezione Luppoli) non si trovano i prodotti delle sotto‑voci (Spillate, Stappate…), che vanno scelte una per una.

Aggiungere, modificare o togliere un prodotto

Nuovo apre la finestra Nuovo prodotto: compilala e premi Conferma.

Con Conferma il prodotto entra nel menu, in fondo alla sua sezione.

La matita sulla riga apre la stessa finestra, Modifica prodotto: si cambiano Nome menu, Sezione e Visibile, non il prodotto. Per togliere il prodotto dal menu usa Elimina nella finestra o il cestino sulla riga, e conferma. Il prodotto resta in anagrafica: esce solo da questo menu.

Riordinare i prodotti di una sezione

Clicca sul nome della sezione, in blu nella colonna Sezione: si apre l'elenco dei prodotti di quella sezione nell'ordine in cui li mostra la cassa. Trascina un prodotto nella posizione che vuoi: ogni spostamento si salva subito. Con Chiudi torni all'elenco, dove la colonna ODV riporta le nuove posizioni.

Lo stesso riordino si apre anche dalla scheda Sezioni (sopra).

Più prodotti insieme

Spunta le caselle a sinistra dei prodotti; la casella nell'intestazione li seleziona tutti, anche quelli delle altre pagine (se hai scritto nel Filtro rapido, solo quelli trovati). In fondo all'elenco compaiono il numero di prodotti selezionati e due pulsanti:

• Aggiungi a sezione: scegli una sezione e conferma; tutti i prodotti selezionati passano in quella sezione, in fondo. Se confermi senza scegliere una sezione, dopo un avviso i prodotti restano senza sezione;
• Elimina: dopo la conferma, toglie dal menu tutti i prodotti selezionati.

14. Listini

Un listino contiene i prezzi dei prodotti. Uno stesso listino (stesso codice) può avere più versioni con date di Inizio validità diverse: vale la versione con la data più recente già raggiunta, e una versione senza data non viene usata. Così si preparano in anticipo i prezzi nuovi senza toccare quelli in uso.

I filtri sono Codice, Nome, Inizio validità e Stato:

• Codice trova solo il codice esatto, non una parte;
• Inizio validità trova le versioni che partono da quella data in poi e anche quelle senza data;
• Stato decide quali versioni vedere: Solo attivi ora (proposto) mostra per ogni listino la versione in vigore oggi, e i listini senza data non compaiono; Attivi e futuri aggiunge le versioni che partiranno più avanti e quelle senza data; Tutti mostra anche le versioni passate. Con queste due ultime scelte l'elenco cambia aspetto: le versioni sono raggruppate per codice e la colonna Attivo segna quella in vigore.

Annulla riporta lo Stato a «Solo attivi ora». Nell'esempio il listino di prova PROVA_MANUALE ha quattro versioni: una del 01/09/2026 (passata), una del 01/10/2026 (in vigore oggi), una del 01/01/2027 (futura) e una senza data.

Per preparare nuove versioni o nuovi listini partendo da uno esistente ci sono due pulsanti:

• Duplica (l'icona con i due fogli nella riga del listino), dopo la conferma, crea una nuova versione dello stesso listino, con lo stesso codice e nome ma senza data, con gli stessi prezzi e lo stesso listino di riferimento, e ne apre la scheda. Si modifica con calma e, quando è pronta, le si dà la data di partenza. Può esistere una sola versione senza data: se c'è già, prima va data una data a quella;
• Crea da esistente (in alto) serve per creare un listino nuovo e indipendente, con un altro codice, senza dover scrivere i prezzi da zero: per esempio un listino per gli eventi che parte dai prezzi della Sala. Nella finestra scegli il Listino da copiare e scrivi Codice, Nome e, se vuoi, Inizio validità. Il nuovo listino riceve una copia di tutti i prodotti del listino scelto, con i loro prezzi, aliquote, sconti e lo stesso listino di riferimento. Da quel momento i due listini sono separati: cambiare un prezzo in uno non cambia l'altro.

Generale

Nuovo listino apre la scheda Generale, l'unica disponibile finché il listino non è salvato:

La differenza tra i due tipi:

• un listino base ha i suoi prezzi, scritti uno per uno (per esempio la Sala);
• un listino con riferimento prende i prezzi da un altro listino e li modifica solo dove serve, con un prezzo diverso o uno sconto (per esempio lo Staff, che ha il 40% di sconto sui prezzi della Sala). Quando cambia un prezzo della Sala, cambia da solo anche quello dello Staff.

Con Conferma il listino si salva e compare la scheda Prodotti. Elimina, dopo la conferma, cancella il listino e anche tutti i listini che lo hanno come riferimento.

Listino base

Nella scheda Generale il Listino di riferimento è vuoto. Nella scheda Prodotti ci sono tutti i prodotti finiti: scrivi il Prezzo e tocca fuori dal campo per salvarlo. La colonna Associato dice se il prodotto è nel listino: con la spunta verde ha un prezzo, con la × rossa no, e con questo listino in cassa non si vende. Aliquota IVA permette un'aliquota diversa da quella del prodotto, solo in questo listino. Svuotare il prezzo toglie il prodotto dal listino, e anche dai listini che prendono i prezzi da questo.

Listino con riferimento

Nella scheda Generale c'è il Listino di riferimento, in grigio. Nella scheda Prodotti ci sono solo i prodotti che hanno un prezzo nel listino di riferimento, con quel prezzo in Prezzo rif: un prodotto senza prezzo nel listino di riferimento qui non compare. Per ogni prodotto si compila uno solo di questi campi:

Uno sconto negativo è una maggiorazione. Scrivendo in un campo, gli altri due si svuotano. La colonna Prezzo finale mostra il prezzo che vale in cassa.

La colonna Associato dice se il prodotto ha una variazione in questo listino: con la spunta verde sì, con la × rossa no, e in cassa vale il Prezzo rif così com'è. Il cestino toglie la variazione e il prodotto torna al prezzo di riferimento.

La stessa variazione su più prodotti

Spunta i prodotti (la casella nell'intestazione li seleziona tutti); in fondo all'elenco compaiono il numero dei selezionati e Inserisci variazione prezzo. Nella finestra scrivi uno solo tra Prezzo, Sconto % e Sconto € e premi Conferma: la variazione vale per tutti i prodotti selezionati, anche per quelli che non erano associati, e sostituisce quella che avevano.

Elimina, accanto, toglie la variazione ai prodotti selezionati; quelli che non ne avevano una vengono ignorati.

15. Modificatori

In cassa, quando il cliente vuole qualcosa in più su un prodotto (il bacon sul burger, la mozzarella extra sulla pizza), l'operatrice usa il pulsante Con della riga e sceglie da un elenco di aggiunte. Il modificatore è il modo in cui si prepara quell'elenco: è una lista di ingredienti e semilavorati, ognuno con la quantità che si aggiunge e il prezzo che si paga in più.

Il modificatore funziona così:

• gli ingredienti associati al modificatore sono le aggiunte possibili, con quantità e prezzo. Per esempio il modificatore «Burger» contiene Bacon (0,040 KG, 2,00 €), Uovo (1 PZ, 1,50 €), Cheddar, le salse, …;
• i prodotti associati al modificatore sono quelli su cui quelle aggiunte si possono chiedere. Se «Burger» è associato a tutti gli hamburger, su ognuno di loro il pulsante Con propone bacon, uovo, cheddar e salse.

In cassa, scegliendo un'aggiunta, sulla riga del prodotto compare l'ingrediente con il suo prezzo e il prezzo della riga aumenta di conseguenza. Sullo scontrino e nel dettaglio del documento (§ 16) l'aggiunta è riportata sotto il prodotto con il pallino verde, per esempio «Bacon (2,00 €)».

Il vantaggio è che lo stesso elenco serve per molti prodotti: per cambiare il prezzo del bacon su tutti gli hamburger basta cambiarlo una volta nel modificatore. Le aggiunte non vanno confuse con gli ingredienti che si possono togliere («Senza» in cassa): quelli si decidono nella ricetta del prodotto, con la casella Rimovibile (§ 9).

L'unico filtro è il Nome del modificatore.

Premi Nuovo: un modificatore nuovo ha solo la scheda Generale, con il solo Nome (obbligatorio), il nome con cui il modificatore si ritrova nel backoffice (in cassa non compare). Premi Conferma: compaiono le schede Prodotti e Ingredienti/Semilavorati. Elimina, dopo la conferma, cancella il modificatore e lo toglie da tutti i prodotti a cui era associato.

Nella scheda Prodotti si scelgono, con i due elenchi affiancati, i prodotti su cui valgono queste aggiunte; ogni spostamento si salva subito. Lo stesso collegamento si vede anche dall'altra parte, nella scheda Modificatori del prodotto (§ 9), e si può fare per molti prodotti insieme dall'elenco dei prodotti con Aggiungi a modificatore.

Nella scheda Ingredienti/Semilavorati ci sono le aggiunte. Per inserirne una premi Nuovo, compila la finestra e premi Conferma. Le righe non si modificano: per cambiarne una eliminala e inseriscila di nuovo.

Nell'esempio si aggiunge al modificatore Burger la Salsa Gabbiano. L'elenco è ordinato per quantità, dalla più grande; nelle immagini si vede la pagina delle aggiunte da 0,030 KG, con 10 righe per pagina.

16. Documenti fiscali

Qui si consultano gli scontrini e le fatture emessi dalle casse. La pagina è di sola consultazione: annulli e ristampe si fanno dalla cassa.

Cercare i documenti

Il pannello dei filtri è già aperto. Azienda e Locale sono obbligatori; puoi restringere per Cassa. Le date partono da oggi e l'intervallo può essere al massimo di un mese. Gli altri filtri: importo da/a, numero d'ordine, numero di documento, modalità di pagamento, cliente di fatturazione (partita IVA, codice fiscale o ragione sociale), canale di vendita. Poi Cerca.

Per ogni documento l'elenco mostra data e operatrice che l'ha emesso, ordine, tavolo (N.D. per le vendite senza tavolo) con chi l'ha aperto, numero del documento, cassa, tipo (Scontrino o Fattura), canale di vendita (CDV), cliente di fatturazione, dipendente (per le vendite staff), modalità di pagamento, importo e IVA. L'icona a destra apre il dettaglio. L'esportazione Excel contiene anche le righe di ogni documento.

Dettaglio del documento

In alto i dati del documento: numero, ordine, data, chi l'ha emesso, tipo, canale, locale e cassa, tavolo e chi l'ha aperto. A sinistra il riepilogo degli importi e i metodi di pagamento; a destra le righe con IVA e importo. Sotto ogni riga compaiono le note dell'ordine: senza glutine, peso, cottura, note, aggiunte (pallino verde) ed esclusioni (pallino rosso), sconti e promozioni (etichetta rossa), e il prezzo barrato se in cassa è stato cambiato.

Se l'ordine è stato pagato con più documenti (conto diviso), il riquadro Documenti emessi per l'ordine li elenca tutti, con l'icona per aprire gli altri, e Ordine completo mostra l'intero ordine.

Per le fatture ci sono anche i riquadri Cliente di fatturazione e Riepilogo IVA, che si aprono toccandoli.

Vista per ordine

Con Vista: Per ordine ogni riga è un ordine, con il numero di documenti emessi e il totale. Toccando la riga si aprono i suoi documenti.

17. Quadratura casse

La quadratura confronta, per ogni giornata fiscale, quello che risulta dagli scontrini con quello che risulta dalla stampante fiscale e con quello che l'operatrice ha contato e dichiarato alla chiusura. Si scelgono azienda, locale e date (al massimo un mese).

Ogni riga è una giornata fiscale di una stampante, con apertura e chiusura (e chi le ha fatte), cassa, stampante, documenti emessi e quattro differenze (delta). I delta negativi (ammanco) sono in rosso, quelli positivi (eccedenza) in giallo.

Giornata

Il dettaglio di una giornata mostra i tre delta in riquadri colorati (verde quando sono a zero) e i totali da cui derivano: Dai nostri scontrini (documenti, incassato, fatture), Da stampante fiscale (totale fiscale), Dichiarato dall'operatore (elettronico e buoni pasto). Il riquadro sotto divide l'incassato per forma di pagamento.

Sessioni

Una giornata può avere più sessioni (turni), una per ogni chiusura fatta dalla cassa. Per ognuna: fondo cassa, contanti e assegni incassati, prelievi, versamenti, totale della distinta e delta. Le due icone a destra aprono la Distinta di chiusura (quanto ha dichiarato l'operatrice, con il numero di banconote e monete per taglio) e i Movimenti di cassa (versamenti e prelievi con causale, operatrice e note).

18. Utenti

Qui il Manager crea gli utenti del backoffice e della cassa e decide cosa può fare ognuno. L'elenco mostra solo gli utenti con ruolo Utente.

I filtri sono Nome (cerca sia nel nome sia nel cognome), Username, Ruolo, Gruppo e Funzione; gli ultimi tre si scelgono dall'elenco. Con Funzione si trovano gli utenti che hanno quella funzione, assegnata direttamente o tramite un gruppo: utile per sapere, per esempio, chi può fare sconti in cassa.

Creare un utente

Premi Nuovo: un utente nuovo ha solo la scheda Generale. Compila i campi e premi Conferma: compaiono le schede Funzioni associate e Funzioni da associare e, nella scheda Generale, il campo Gruppi e il pulsante Genera QR Code.

La password di un utente esistente non è visibile a nessuno, nemmeno al Manager. Nella scheda il campo Password è vuoto (mostra solo dei pallini grigi) e non è più obbligatorio; passando il mouse sull'icona i accanto all'etichetta compare il promemoria. Lascialo vuoto per mantenere la password attuale, compilalo e premi Conferma per impostarne una nuova, per esempio quando un utente l'ha dimenticata. L'icona con l'occhio nel campo Password mostra la password che stai scrivendo.

Anche nel file Excel degli utenti la colonna Password è sempre vuota. All'import, per un utente esistente (Codice compilato) una password vuota lascia quella attuale; per un utente nuovo è obbligatoria.

Duplicare un utente

Per creare un utente che deve poter fare le stesse cose di uno esistente (per esempio un nuovo cameriere) usa Duplica, l'icona con i due fogli nella riga dell'utente. Nella finestra Duplica utente scrivi i dati della nuovo utente: Username, Password, Nome, Cognome e Mobile, con le regole della tabella sopra. Con Conferma si apre la scheda del nuovo utente, che ha già tutte le funzioni e tutti i gruppi dell'utente copiato.

QR code per la cassa

Dopo il primo salvataggio, nella scheda Generale compare Genera QR Code: mostra il codice personale dell'utente, inquadrandolo l'utente entra in cassa senza scrivere nome utente e password. Scarica QR Code lo salva come immagine, da stampare o mettere sul badge. Dall'elenco, selezionando più utenti, si scaricano tutti insieme.

Assegnare le funzioni

Un utente appena creato non può fare niente: le funzioni dicono cosa può fare e dove. La scheda Funzioni da associare le elenca divise in tre gruppi:

• Globale: valgono ovunque;
• Azienda: valgono per le aziende scelte;
• Locale: valgono per i locali scelti.

L'elenco completo, con cosa sblocca ogni funzione, è nel § 20.

Premi Associa accanto alla funzione. Una funzione globale si associa subito; per le altre si apre una finestra in cui scegli prima le Aziende e poi, tra i loro locali, i Locali. Poi Conferma.

Le funzioni assegnate passano nella scheda Funzioni associate. Con Modifica si aggiungono o tolgono aziende e locali, con Elimina si toglie la funzione.

Gruppi dell'utente

Invece di assegnare le funzioni a ogni utente si possono assegnare a un gruppo (§ 19) e mettere gli utenti nel gruppo. Il campo Gruppi compare dopo il primo salvataggio dell'utente: scrivi il nome del gruppo e sceglilo dall'elenco. Viene chiesto di confermare subito la modifica.

In «Funzioni associate» le funzioni assegnate direttamente hanno i locali in blu, quelle che arrivano dal gruppo in grigio. Le funzioni del gruppo non si tolgono dall'utente: si toglie l'utente dal gruppo o la funzione dal gruppo.

19. Gruppi

Un gruppo è un insieme di funzioni che si dà a più utenti insieme (per esempio «Camerieri»: Utilizzo cassa e Modifica ordini inviati). Gli utenti del gruppo hanno tutte le sue funzioni, nei locali in cui il gruppo le ha. Quando cambiano le funzioni del gruppo cambiano per tutti gli utenti del gruppo, senza modificarli uno per uno.

L'elenco mostra i gruppi; si apre un gruppo con la matita. I filtri sono Nome e Funzione: con Funzione si trovano i gruppi che danno quella funzione.

Creare un gruppo

Premi Nuovo, scrivi il Nome del gruppo (obbligatorio) e premi Conferma. Dopo il salvataggio compaiono le schede Funzioni associate e Funzioni da associare; un gruppo appena creato non ha ancora nessuna funzione.

Dare le funzioni al gruppo

La scheda Funzioni da associare elenca le funzioni che il gruppo non ha ancora, divise in Globale, Azienda e Locale. Premi Associa accanto alla funzione: una funzione globale si associa subito; per le altre si apre una finestra in cui scegli prima le Aziende e poi, tra i loro locali, i Locali in cui vale, e premi Conferma.

Le funzioni assegnate passano nella scheda Funzioni associate: aprendo «Aziende» e «Locali» si vede dove valgono. Modifica aggiunge o toglie aziende e locali, Elimina toglie la funzione al gruppo, e quindi a tutti gli utenti che la avevano solo tramite il gruppo.

Duplicare o eliminare un gruppo

Duplica, l'icona con i due fogli nella riga del gruppo, crea un gruppo nuovo con tutte le funzioni di quello copiato, con gli stessi locali: nella finestra scrivi il Nome del nuovo gruppo e premi Conferma; si apre la scheda del nuovo gruppo. Gli utenti del gruppo non vengono copiati.

Elimina, nella scheda del gruppo, dopo la conferma cancella il gruppo: gli utenti che ne facevano parte escono dal gruppo e perdono le funzioni che avevano solo tramite il gruppo.

20. Elenco delle funzioni

I Manager hanno sempre tutte le funzioni. Per gli Utenti valgono solo quelle assegnate, direttamente o tramite un gruppo.

Backoffice

Cassa

21. Logs

La pagina dei log raccoglie le operazioni registrate nei locali. Serve soprattutto a ricostruire cosa è successo su un ordine o un tavolo. Azienda e Locale sono obbligatori. In Sorgente scegli «DeskoFE» per vedere le operazioni fatte in cassa; poi puoi filtrare per data e ora, numero d'Ordine, Tavolo o testo del messaggio.

La colonna Descrizione traduce ogni operazione in italiano: tavolo aperto, coperti, tavolo spostato, sconti, scontrini emessi, ecc., con l'operatrice e l'ora.

22. Quando le modifiche arrivano in cassa

Le modifiche fatte nel backoffice arrivano ai locali da sole, di solito in pochi istanti. Alcune però la cassa le legge solo all'accesso: in quel caso l'operatrice deve uscire e rientrare.

Se qualcosa non funziona